Saat ini kegiatan meeting, belajar mengajar, serta webinar, banyak menggunakan aplikasi video conference. Walaupun tersedia banyak pilihan aplikasi, namun rupanya sebagian besar masyarakat tetap memilih menggunakan Zoom. Supaya tidak kerepotan dalam membuat laporan kegiatan, sebaiknya pihak panitia mengetahui cara membuat link absen di Zoom.

Masa pandemi yang berujung pada pembatasan aktivitas tatap muka secara langsung, mengakibatkan aplikasi video conference banyak digunakan oleh masyarakat. Diantara aplikasi tersebut, Zoom masih menjadi primadona yang paling banyak diminati perusahaan, sekolah, maupun komunitas. Berikut adalah cara membuat link absen di Zoom yang perlu diperhatikan:

Melalui Fitur Registrasi

Cara membuat link absen di Zoom yang pertama, yaitu melalui fitur registrasi. Melalui cara ini, panitia acara tidak perlu menggunakan atau mengunduh aplikasi tambahan dari sumber lain. Pengguna cukup memanfaatkan salah satu fitur unggulan yang telah disediakan oleh pihak Zoom Meeting.

Adapun fitur yang dimaksud adalah Fitur Registrasi. Fitur tersebut secara langsung mengarahkan para peserta meeting online untuk melakukan pengisian data pada formulir yang diberikan penyelenggara acara. Inilah tahapan yang perlu dilakukan:

• Masuk ke menu utama Zoom. Langkah pertama yaitu mengunduh dan memasang aplikasi Zoom Meeting pada perangkat. Pengguna dapat mengunduh aplikasi tersebut di Play Store ataupun Apple Store. Jika tidak bersedia melakukan pemasangan aplikasi, pengguna cukup membuka Zoom Meeting melalui situs web Zoom melalui browser.
• Masuk ke Menu Meetings. Pada halaman utama Zoom akan terlihat tampilan beberapa menu. Pilih menu Meetings, kemudian pilih opsi Schedule Meeting. Ada beberapa format yang harus dipilih dan diisi oleh penyelenggara acara. Pengguna akan diberi: invite link acara, Meeting ID, serta Meeting Options.
• Isi Formulir. Pada tahapan inilah, pihak penyelenggara dapat membuat format formulir absen yang perlu diisi oleh para peserta meeting Setelah selesai membuat isian formulir sesuai kebutuhan, jangan lupa menekan tanda ceklis pada menu yang bertuliskan Registration: Required.
• Share Link. Setelah semua format isian dipastikan sudah benar, tekan tombol Save. Setelah itu akan muncul link formulir absen yang sudah siap dibagikan kepada peserta acara.
• Mengedit Link. Apabila ada yang terlupa, ingin ditambahkan atau dikurangi, mengubah sebagian atau keseluruhan isian format formulir, pengguna dapat memanfaatkan fitur Edit Registration Option. Pastikan tidak ada lagi yang terlupa sebelum membagikan link formulir absen tersebut kepada para peserta saat acara meeting online

Melalui Google Formulir (G-Form)

Cara kedua yaitu dengan menggunakan salah satu layanan Google, bernama G-Form (Google Formulir). Membuat formulir absen melalui G-Form ini terbilang cukup mudah, namun link tersebut biasanya memiliki batasan waktu.

Sehingga agar semua data peserta berhasil terekam, penyelenggara harus mengarahkan peserta untuk segera mengisi link formulir absen ini, sesaat setelah link tersebut dibagikan. Beginilah cara membuat formulir absen melalui G-Form:

• Masuk ke menu G-Form. Pengguna dapat masuk ke layanan G-Form ini melalui browser.
• Membuat file baru. Setelah berhasil masuk ke G-Form, selanjutnya pengguna dapat memilih opsi Membuat Formulir Baru. Kemudian pilih Kosong atau Informasi Kontak.
• Membuat format baru. Berikutnya, akan muncul tampilan format isian formulir. Pengguna diberikan kebebasan dalam mengatur isian formulirnya. Terdapat banyak opsi yang dapat digunakan, yaitu penamaan judul formulir, isian dan jumlah pertanyaan yang harus diisi, bentuk jawaban (apakah format isian atau multiple choice), dan lainnya.
• Membagikan link formulir absen. Apabila telah selesai dalam membuat isian formulir dan tidak ada perubahan lagi, tekan opsi Kirim. Karena ada batasan waktu pengisian, penyelenggara dapat membagikan link sesegera mungkin pada peserta Zoom melalui kolom chat.

Demikian cara membuat link absen di Zoom. Cara lain yang lebih praktis yaitu penyelenggara dapat menggunakan akun premium. Melalui akun ini, sistem secara otomatis akan mencatat kehadiran peserta meeting online meliputi, jumlah kehadiran, kondisi kamera on atau off, sering keluar masuk atau tidak, dan sebagainya.